Ein gesicherter IT-Betrieb über den gesamten Lebenszyklus der IT-Komponenten, von der Bereitstellung (Bestellung und Installation) über den Betrieb (Help-Desk und Wartung) bis zur Auslagerung (Austausch und Ressourcen-Freigabe) verlangt einen qualitativ hochwertigen, überall verfügbaren und einfach kontrollierbaren Datenbestand. Nur basierend auf solchen Informationen kann eine ressourcensparende Planung und ein effizienter Service-Desk Support geleistet werden.

Erfahren Sie hier, wie die agineo GmbH (ehemals ComConsult Kommunikationstechnik GmbH) bei ihrem Kunden ITS für genau diese Zwecke AixBOMS eingesetzt hat.

Die Information Technology Services (ITS) ist als IT-Dienstleister für den reibungslosen Betrieb aller IT-Systeme der Schweizerischen Post verantwortlich. Dies bedeutet: Serviceleistung rund um den IT-Betrieb von der kleinsten der rund 3.000 Poststellen bis hin zum Betrieb der Rechenzentren mit Servern und Webapplikationen in den zentralen Standorten der Schweizerischen Post.

The idea

Eine Datenbank, die alle Informationen zu Bestand, Konfiguration und Zuständigkeiten der einzelnen Service-Standorte sowie die gesamte Netz-Infrastruktur umfasst, stellt die Informationsbasis dar (CMDB – Configuration Management Database – nach ITIL). Diese Datenbank muss über Webanbindung überall verfügbar sein. So kann sichergestellt werden, dass der Service-Techniker im Wartungsfall jederzeit die Daten zur Verfügung hat und durchgeführte Maßnahmen sofort dokumentieren kann (qualitativ hochwertig). Durch Anbindung an ein gängiges Tabellenkalkulationssystem (z.B. Excel) können die Daten leicht geprüft und konsolidiert werden (kontrollierbar). Die Möglichkeit Daten auch visualisieren zu können (z.B. in schematischen Zeichnungen oder via CAD-System) stellt ein weiteres qualitätssicherndes Merkmal dar. Die Integration dieser Applikation in die Unternehmensprozesse des Change- und Configuration-Managements gewährleistet auch zukünftig eine gleichbleibend hohe Datenqualität.

The solution

AixBOMS bietet mit seiner J2EE-konformen Architektur eine internetfähige Lösung auf höchstem technischen Niveau. Aufgrund des flexibel verwendbaren Datenmodells können auch komplexe Anforderungen an ein Dokumentationssystem schnell und mit geringem Aufwand umgesetzt werden. Bei der Schweizerischen Post wird AixBOMS via Browser zur Abfrage, Erfassung und Änderung von Einzelinformationen verwendet.

Es werden drei Bereiche unterschieden:

1. 1. Base Data
   2. Configuration
   3. Connectivity

• The Basis Data area comprises the master data of the system. This includes persons, locations, companies, organizational units, cost centers and postal addresses. There, information on individual topics can be queried in special list and detail pages. Users with the appropriate rights also have the option of updating relevant data or entering new data.

• For the service provider, the Configuration area provides the information required for its area of responsibility. In particular, the client configuration data and the server details are made available there.

• In a detail page, the technician can view and record the most important data for daily operation. Further "relation tabs" can be used to document detailed information about HW equipment and logical assignments (e.g. system affiliation).

• The integration of QIP via the QIP interface enables every technician (with appropriate authorizations) to administer a valid, free IP address via web browser at any time. The hostname generation in AixBOMS ensures compliance with the post-specific naming standards and ensures the necessary name uniqueness.

• The network managers use the Connectivity area. Active network components (router, switch, hub, etc.), passive network components (distribution cabinet, patch panel, splice box, etc.) and cabling (STP, FO, UTP, etc.) are configured there.

• Rankings and connections can be easily switched via the web browser. The connection analysis in the web browser schematically visualizes the physical connections. This allows easy checking of dependencies and supports network troubleshooting in case of reported problems.

• For mass operations or data consolidation, Excel integration is an indispensable tool for tabular data preparation. Various menu-driven worksheets are available in Excel for a wide variety of tasks. In this way, the IT manager can easily compile lists for his area to check the inventory. The network technician documents the entire building cabling with relatively little effort using suitable templates.

• The recording of new cables, new patch panels and sockets as well as the laying of cables is supported by the use of Excel sheets, among other things. The processing is very efficient, as known functionalities such as copy & paste are used. The documentation process is enormously structured and of high quality, as the individual lists are processed step by step.

Einen weiteren Baustein von AixBOMS stellt die Visualisierung der Daten mittels CAD oder Visio dar. In der langjährigen Zusammenarbeit zwischen der ComConsult Kommunikationstechnik GmbH und der Schweizerischen Post ist ein Bestand aus mittlerweile 900 AutoCAD-Zeichnungen entstanden. Im Rahmen der Migration des Altsystems CCM4 auf AixBOMS wurde dieser Bestand ebenfalls übernommen und steht nun weiterhin zur Bearbeitung durch AixBOMS zur Verfügung.

Bei der Neuentwicklung der Schnittstelle zwischen AixBOMS und CAD konnten viele Punkte der CAD-Bedienung weiter vereinfacht werden. Durch Verwendung der gleichen Schnittstellen-Architektur (J2EE) und Klassen in der Excel-, Visio- und CAD-Schnittstelle wird automatisch sichergestellt, dass alle Schnittstellen über die gleichen konsistenzwahrenden Eigenschaften verfügen. Die Daten können sowohl über die Zeichnung, als auch über die Excel-Schnittstelle erfasst werden. Durch die Integration der Excel-Schnittstelle in Kombination mit der CAD-Anbindung ist hieraus ein Werkzeug gewachsen, das bei der Planung der Technikraumbelegung, als auch der Etagenverkabelung unverzichtbare Dienste leistet.

„Wir suchten ein System, dass sich leicht in unser bestehendes IT-Umfeld integrieren lässt und mit einfachen Mitteln eine hohe Datenqualität sicherstellt. Mit AixBOMS (Aachener Business Object Management System) haben wir ein System gefunden, dass sich aufgrund des aktuellen technologischen Standards (J2EE) problemlos in unsere IT-Infrastruktur integriert und somit zur zentralen Informations-Plattform unserer IT-Prozesse wird. So können wir im normalen Betrieb auf gesicherte Daten für Auslieferung und Verfügbarkeit der angebotenen Leistung und im Supportfall schnell auf aktuelle Daten zugreifen. Dies steigert die Qualität der Serviceleistungen für unsere Kunden und ermöglicht aufgrund des Webportals die Transparenz der Leistungen aus Sicht des Kunden.“
Urs Brunner, Leiter IT-Services, Die Post

 

Die Anbindung des Datenbestandes über die mitgelieferte AixBOMS-SDI (Standard Data Integration) Schnittstelle in das zentrale Data-Warehouse-System der Schweizerischen Post ermöglicht die Einbindung der Daten in die zentrale Reportingplattform der Schweizerischen Post. Dies ermöglicht eine einheitliche, aktuelle und zentrale Auswertung aller Kostenfaktoren für die Kunden. Gleichzeitig bildet dies die Basis für eine transparente Leistungsverrechnung für den Kunden der Schweizerischen Post Information Technology Services.

 

Conclusion

Durch das umfangreiche Datenmodell von AixBOMS konnten die Anforderungen der Schweizerischen Post an das Inventarisierungs- und Configuration-Management Tool mit geringem Aufwand umgesetzt werden. Durch die Integration von AixBOMS in die bestehende Office-Umgebung und die Verwendung des Webfrontends kann der Anwender mit geringem Schulungsaufwand in die Bedienung von AixBOMS eingewiesen werden. Da die Anwendung von Excel dem User häufig vertraut ist, kann sich die Anleitung vorwiegend auf organisatorische Inhalte konzentrieren. Hiermit wird das Verständnis für die internen Zusammenhänge zwischen erfassten Daten und Abläufen bei Betrieb und Wartung geweckt (WOZU erfasse ich etwas tritt in den Vordergrund – im Gegensatz zu dem WIE). Durch das Webfrontend stehen die Daten jederzeit, an jedem Ort, im richtigen Kontext zur Verfügung. Alle diese Elemente sorgen dafür, dass die Informationen verstärkt genutzt und im Rahmen der Nutzung verstärkt aktualisiert werden. Durch die Einbindung in das Warehouse stehen diese Daten qualitätsgesichert im Verbund mit anderen Datenquellen zur Verfügung. Somit ist der Kunde jederzeit in der Lage die Leistungen der Schweizerischen Post nachzuvollziehen und kann im Supportfall auf einen schnellen und zuverlässigen Service vertrauen.

„Als Sub-Unit-Leiter Change-Management und Projektleiter für das Post-weite IT-Inventar bin ich für den Inventarbestand der Schweizerischen Post verantwortlich. Im Rahmen des Change-Managements muss ich mich auf die Daten verlassen können. Aufgrund der einfachen Bedienung von AixBOMS und weil es quasi überall zu erreichen ist, können jetzt die Techniker draußen im Feld überall auf die Daten zugreifen und diese auch sofort aktualisieren. Es kommt nicht mehr vor, dass ein Techniker erst noch ins Büro reisen muss nur um die Daten zu aktualisieren. Das geriet früher ja leicht ins Vergessen, wenn dann noch ein Anruf für einen Picket-Dienst reinkam. Für meine Planungen der Changes und Inventarkontrollen ist Excel ein unschlagbares Werkzeug. Ich kann auf Knopfdruck meine Auswerteliste erstellen und an die Leute vor Ort senden und erhalte so innerhalb kürzester Zeit Informationen über den aktuellen Inventarbestand.“

David Hofmann